• ul. Oławska 4/2, Wrocław
  • sekretariat@bojarski.net.pl
  • tel/fax 71 341 87 41  |  71 364 85 78
  • kom. 882 149 198

Dokumentacja dla biur rachunkowych

W związku z uchwaleniem ustawy z dnia 1 marca 2018r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu na biura rachunkowe nałożony został szereg obowiązków związanych ze sporządzeniem dokumentacji  opisującej przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy oraz informowania o zdarzeniach .

Realizujemy dla biur rachunkowych usługę kompleksowe opracowania dokumentacji w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz wdrażamy procedury w tym zakresie.

 

Kto podlega obowiązkowi z ustawy?

Przedmiotowa ustawa nie wprowadza definicji podmiotów prowadzących działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. W celu ustalenia zakresu tego pojęcia konieczne jest odwołanie się do przepisów ustawy o rachunkowości, która posługuje się wspomnianym pojęciem w art. 76 a ust. 1. Zgodnie z tym przepisem usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych jest działalnością gospodarczą, w rozumieniu przepisów o swobodzie działalności gospodarczej, polegającą na świadczeniu usług w zakresie:

-prowadzenia, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym,

-okresowego ustalania lub sprawdzania drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,

-wyceny aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego

-sporządzania sprawozdań finansowych

-gromadzenia i przechowywania dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą

Pojęcie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, obejmuje zatem wszystkie te podmioty, które świadczą dla innych usługi w ww. zakresie. Instytucjami obowiązanymi są zatem centra finansowo- księgowe, biura rachunkowe.

Do kategorii instytucji  obowiązanych nie należą natomiast biura rachunkowe świadczące usługi wyłącznie dla osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, objętych uproszczoną ewidencją podatkową (księga przychodów i rozchodów).

 

Nowa ustawa wprowadza zmienione obowiązki na biura rachunkowe w tym sporządzanie dokumentacji.

ZAKRES USLUGI WDROŻENIA:

I WDROŻENIE PROCEDUR W ZAKRESIE REALIZACJI OBOWIĄZKÓW

  1. wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za wykonywanie obowiązków ustawowych spośród członków zarządu, dyrektorów lub pracowników instytucji posiadających wiedzę z zakresu ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związanego z działalnością instytucji obowiązanej i podejmujących decyzję w zakresie tego ryzyka (art. 6),

-Obowiązek wyznaczenia osób odpowiedzialnych za wykonywanie obowiązków jest znany z dotychczas obowiązującej ustawy, jednakże nowa ustawa wskazuje, że tzw. kadrę kierowniczą wyższego szczebla tworzą osoby zajmujące określone funkcje i mające odpowiednią wiedzę w zakresie przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Ustawa wskazuje, że osobą odpowiedzialną powinien być: członek zarządu, dyrektor instytucji lub pracownik instytucji, który ma posiadać wiedzę z zakresu ww. przepisów. Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej może nastąpić w drodze aktu wewnętrznego np. zarządzenia,

 

  1. obowiązek identyfikacji beneficjenta rzeczywistego (art. 34 ust. 1 pkt 2),

-ustawa wprowadza nową definicję beneficjenta rzeczywistego (art. 2 ust.2 pkt 1). Jest to osoba fizyczna albo osoby fizyczne, które sprawują bezpośrednią lub pośrednią kontrolę nad Klientem poprzez posiadanie uprawnień, które mogą wynikać zarówno z okoliczności prawnych jak i faktycznych (szersza definicja beneficjenta rzeczywistego),

-inaczej niż w ustawie dotychczasowej nie jest wystarczające jedynie podejmowanie czynności z należytą starannością w celu identyfikacji beneficjenta rzeczywistego. Nowa ustawa nakłada obowiązek rozpoznania podmiotu na czyją korzyść Klient   biura zamierza dokonać transakcji. Instytucja ma więc obowiązek podejmowania czynności w celu weryfikacji tożsamości beneficjenta rzeczywistego. W przypadku, gdy Klient jest osobą prawną obowiązek dotyczy dokonania weryfikacji struktury własności  i kontroli jakiej podlega Klient.

- obowiązek identyfikacji  beneficjenta może być przeprowadzany z wykorzystaniem dostępnych rejestrów publicznych m. in. rejestr KRS, CEIDG VAT, Monitor Sądowy i Gospodarczy, Portal Podatkowy Ministerstwa Finansów,

 

  1. obowiązek przekazywania informacji Generalnemu Inspektorowi w zakresie danych wskazanych w art. 72 ust. 1 – dotyczy to m. in. powzięcia informacji o dokonanej wpłacie  środków pieniężnych o wartości przekraczającej 15.000 euro.

 

  1. obowiązek zawiadomienia Generalnego inspektora w przypadku powzięcia wiadomości o okolicznościach popełnienia przestępstwa lub finansowania terroryzmu,

- zawiadomienie powinno być przekazane niezwłocznie, nie później niż w terminie 2 dni roboczych od potwierdzenia istnienia podejrzenia popełnienia przestępstwa przez instytucję

-powinno zawierać wszelkie dane dotyczące identyfikacji Klienta, beneficjenta i transakcji,

 

  1. podejmowanie działań mających na celu wyjaśnienie okoliczności przeprowadzania transakcji nietypowych, nienaturalnie złożonych, opiewających na wysokie kwoty, wówczas, gdy brak jest uzasadnienia prawnego lub gospodarczego. Dotyczy to kontroli uprzedniej oraz następczej przy przeprowadzaniu transakcji przez Klienta.

 

  1. obowiązek zapewnienia udziału pracowników w programach szkoleniowych. Wywiązanie się z tego obowiązku może przybrać postać spotkania informacyjnego w zakresie przekazania pracownikom wiedzy o konieczności zawiadamiania Generalnego Inspektora o okolicznościach popełnienia przestępstwa prania pieniędzy i finansowania terroryzmu,

 

II. PRZYGOTOWANIE DOKUMENTACJI DOSTOSOWANEJ DO SPECYFIKI FIRMY

  1. sporządzenie oceny ryzyka (art. 27 ust. 3),

-jest to dokument, który może być sporządzony w wersji papierowej lub elektronicznej,

-powinien zawierać zestawienie ryzyk w zakresie prania pieniędzy i finansowania terroryzmu występujących w działalności biur rachunkowych,

-termin przygotowania pierwszej oceny ryzyka to 6 miesięcy od dnia wejścia w życie ustawy, następnie ocena ryzyka powinna być aktualizowana nie rzadziej niż co 2 lata,

 

  1. dokumentowanie zastosowanych środków bezpieczeństwa finansowego (art. 34 ust. 3),

-dokumentacja zastosowanych środków bezpieczeństwa finansowego (takich jak: identyfikacja Klienta identyfikacja beneficjenta rzeczywistego, badanie źródła pochodzenia wartości majątkowych) może przybrać postać sprawozdania, które będzie w swej treści uwzględniało: wszystkie czynności podjęte przez biuro w celu badania przeznaczenia środków pieniężnych, ustalenie poziomu ryzyka związanego z praniem pieniędzy czy finansowaniem terroryzmu, wykazanie, że zastosowane przez biuro środki bezpieczeństwa finansowego były odpowiednie do rodzaju rozpoznanego ryzyka,

-dokumentacja powinna zostać sporządzona w sytuacji podejrzenia, że dana transakcja będzie miała związek z praniem pieniędzy, finansowaniem terroryzmu a także w przypadku, wątpliwości co do prawdziwości lub kompletności dotychczas uzyskanych danych dotyczących Klienta. Biura powinny zatem przeprowadzić  identyfikację Klienta w celu ustalenia czy istnieje ryzyko dokonywania przez niego transakcji prania pieniędzy.

 

  1. wprowadzenie wewnętrznej procedury w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmowi (art. 50 ust.1),

- nowa ustawa zmienia zakres zasad postępowania w celu przeciwdziałania prania pieniędzy i finansowania terroryzmu, stąd istnieje konieczność wprowadzenia w życie nowego dokumentu w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy. Obowiązek ten może zostać zrealizowany poprzez wprowadzenie regulaminu czy zarządzenia określającego jakie czynności zostaną podjęte w przypadku zidentyfikowania ryzyka prania pieniędzy. Dokument taki powinien określać m. in. zasady stosowania środków bezpieczeństwa finansowego, zasady przechowywania dokumentów, określenie sposobu przekazywania informacji Generalnemu Inspektorowi informacji o transakcjach i zawiadomieniach, zasady upowszechniania wśród pracowników wiedzy z zakresu przepisów przeciwdziałania praniu pieniędzy, ustalenie w jaki sposób będą zgłaszane przez pracowników naruszenia przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy.

 

  1. upowszechnianie wśród pracowników wiedzy z zakresu przepisów dotyczących przeciwdziałania prania pieniędzy i finansowania terroryzmu,

-może przybrać postać broszury lub ulotki, zapoznanie się z przepisami powinno być odnotowane przez pracowników na odpowiedniej liście załączanej następnie do akt osobowych pracownika.

 

  1. opracowanie wewnętrznej procedury anonimowego zgłaszania przez pracowników lub inne osoby wykonujące czynności na rzecz instytucji obowiązanej  rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania prania pieniędzy i finansowania terroryzmu (art. 53 ust. 1 i 2).

-Procedura taka może zostać zawarta w regulaminie wewnętrznym biura czy tez  zarządzeniu. Powinna zawierać w szczególności: osobę odpowiedzialną za odbieranie zgłoszeń, sposób odbierania zgłoszeń, sposób ochrony pracownika dokonującego zgłoszenia.

 

Nowa ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu wprowadza szereg obowiązków na instytucje obowiązane. Na biurach rachunkowych ciążyć będą w szczególności obowiązki informacyjne. Środki bezpieczeństwa finansowego obejmować powinny w szczególności kontrolę mającą na celu identyfikację klienta oraz beneficjenta rzeczywistego. Pogłębiona analiza tych podmiotów powinna być pomocna przy ustalaniu przeznaczenia środków z transakcji dokonywanej między nimi.  W przypadku powzięcia podejrzenia popełnienia przestępstwa biuro niezwłocznie powinno poinformować Generalnego Inspektora.